Erfolgreich priorisieren – Trainer Niels Kleffel im Gespräch

Nach einem enormen Umsatzrückgang in 2020 sehen viele Personalberatungen aktuell wieder ein hohes Anfrage- und Auftragsvolumen. Wie stelle ich sicher, dass ich jetzt die Spreu vom Weizen trenne und mich auf die Projekte konzentriere, die ich auch erfolgreich besetzen kann? Darüber haben wir mit Trainer Niels Kleffel gesprochen.


Niels ist bereits seit fast 15 Jahren in der Branche tätig und hat ursprünglich bei Michael Page und auf selbstständiger Basis Unternehmen bei der Besetzung von Sales & Marketing Talenten unterstützt.

Seit 2015 berät er als Coach und Trainer Recruiter und Unternehmen in den Themen Vertrieb, Prozesssteuerung und strategische Marktplatzierung.

Niels – Du unterstützt Personalberatungen im deutschen Markt bei der Expansion. Wie hast Du die Branche während und jetzt nach der Krise wahrgenommen?

Zunächst einmal gilt zu sagen, dass eine Analyse des Personalberatungsmarkts per se nicht möglich ist, da die Angebots- und Nachfragesituation je nach zu besetzender Position und Branche individuell sehr unterschiedlich ist. Allgemein lässt sich sagen, dass die Märkte sich sehr inhomogen entwickeln: Wenn der Engpass auf Kandidaten-Seite besteht, ist der Vertrieb auf der Kandidatenseite immer schwieriger, wenn der Engpass auf der Kundenseite ist, ist es genau andersherum. Die Krise hat hier nur das verschärft, was bereits vorher im Markt gegeben war.

Post-Covid hat sich die Situation wiederum verändert: In den Märkten, in denen im letzten Jahr Einstellungsstopps- und -staus zur Norm gehörten, sind jetzt alle Dämme gebrochen und die Herausforderungen anderer Natur: Es gilt bei der Vielzahl von Anfragen darum, richtig zu priorisieren. Und das geht nur, wenn ein Mandat von Beginn gut qualifiziert wird – also der Berater herausfindet, welche Anfragen gut zu bearbeiten sind und welche nicht.. Zeit ist immer die wertvollste Ressource – und wenn ich nicht gut qualifiziert habe, stehe ich am Ende mit Projekten da, in denen ich dem Kunden oder den Kandidaten hinterherlaufe, oder ich die Erwartungen der Beteiligten nicht erfüllen kann.

Spannender Punkt: Was ist die größte Herausforderung bei der Qualifizierung?

Sowohl bei Kunden als auch Kandidaten gilt zunächst einmal beim Gegenüber genug Vertrauen aufzubauen, um überhaupt richtig qualifizieren zu dürfen. Man muss sich in eine Position zu bringen, in welcher mit offenen Karten und klarer Transparenz kommuniziert wird.  Oft bestehen auch zwischen HR und Fachbereich unterschiedliche Vorstellung der Position und man erkennt erst während des Prozesses, dass die Vorstellungen unrealistisch sind oder sogar falsche Parameter aufgesetzt wurden.

Als Berater musst Du also entscheiden, wer Du sein willst. Willst Du nur einen Rohstoff – in unserem Fall den Kandidaten – von A nach B schieben, oder definierst Du die eigene Dienstleistung darin, zu verstehen, welche Business Herausforderungen beim Kunden hinter der Positionen stehen bzw. beim Kandidaten welche Vorstellung der beruflichen Weiterentwicklung bestehen. Diese gilt es dann miteinander zu matchen – nicht nur die Hard Facts, die in der Stellenbeschreibung bzw. im CV stehen.

Das Vertrauen baust Du dadurch auf, indem Du die Lebensrealitäten deiner Gesprächspartner verstehst, also weißt, was ihrem beruflichen Leben gerade relevant ist. Was sind die Probleme, die gelöst werden müssen, und warum? Was ist das Hauptbedürfnis? Geht’s darum Geld zu sparen, Zeit zu sparen, mehr Umsatz zu machen? Auf Kandidatenseite sind es andere Bedürfnisse: Möchte er/sie im neuen Job vor allem eine Herausforderung? Ist eher die Sicherheit wichtig? Ist die Teamstruktur ausschlaggebend? Geht’s um das Paket, geht’s um den Ort?

Gelingt Dir die Kommunikation auf Augenhöhe nicht, wirst Du nicht als Geschäftspartner wahrgenommen, der überhaupt die Autorität hat, die relevanten Fragen zur Qualifizierung zu stellen.

Da aktuell sehr viel Bewegung im Markt ist, ist es gerade jetzt wichtig, sich klar zu positionieren. Du unterstützt Unternehmen dabei die Marktabgrenzung zu definieren und umzusetzen. Warum ist das so wichtig ?

Die Geschwindigkeit ist fast immer, was zwischen Erfolg und Misserfolg entscheidet und deshalb ist die Marktabgrenzung so entscheidend.

Man muss differenzieren zwischen dem Einzelberater bzw. der Boutique und dem großen Personalberatungsunternehmen. Durch die Man Power und den großen Durchlauf von Gesprächen bei einer großen Agentur, ist hier eine hochspezialisierte Abgrenzung nicht zwingend notwendig, um erfolgreich arbeiten zu können. Durch die bestehende, massive Datenbank kann schnell auf Anfragen reagiert und geliefert werden.

Als kleine Agentur kannst du diese Geschwindigkeit der großen gar nicht spiegeln – es sei denn, Du hast einen endlichen Markt, den Du gut kennst. Wenn Du z.B. ausschließlich eine bestimmte Position im IT Bereich besetzt, ist es Deine Aufgabe innerhalb von den nächsten drei, vier Monaten alle relevanten Personen in diesem Markt zumindest namentlich zu kennen, um dann schnell reagieren zu können. Die Abgrenzung ermöglicht Dir als One Man Show die Schnelligkeit wie durch eine große Datenbank abzubilden.

Was bedeutet das dann für den Vertrieb? Welche Herausforderungen gibt es im Akquise Prozess?

Auch hier gilt: Ich muss mit dem Kunden über das sprechen, was für ihn/sie wichtig ist. Ich habe in der Regel bei meinem Gesprächspartner, ob Kunde oder Kandidat, nur wenige Sekunden Zeit, um durch den richtigen Ton und die richtigen Themen das Gehör des Gegenübers zu bekommen. Wenn Du dann noch belegen kannst, dass ein Gespräch mit Dir einen Mehrwert gibt, dann kannst Du vertrieblich gut arbeiten und kommst in eine Position, in der ich eine gute Bedarfsqualifizierung machen kannst.

Du folgst also folgender Struktur:

  1. Baue Vertrauen auf, indem Du über für das Gegenüber relevante Themen sprichst
  2. Kommuniziere, warum die Zeit mit Dir einen Mehrwert bietet
  3. Starte die Bedarfsqualifizierung

Dein Ausblick in die Zukunft: Wie wird sich das Thema in den nächsten Jahren entwickeln?

Die klare Positionierung wird immer entscheidender. Da ist es sinnvoll einen Blick in die angelsächsischen Länder zu werfen, die uns ja für gewöhnlich ein paar Jahre voraus sind, was die Entwicklungen im Personalberatungsmarkt angeht. Da kommen immer mehr, gerade bei Boutiquen, klare Spezialisierungen zum Vorschein, die wirklich höchst erfolgreich sind. Das Selbstverständnis zum eigenen Markt, in dem ich mich gut auskenne und in dem ich das Talent im Blick habe, wird entscheidend sein für den nachhaltigen Erfolg.

Tags: No tags

Comments are closed.